Сколько хранить документы компании: первичка, налоги, договоры и кадры

Выбросить старые документы хочется каждой компании: коробки занимают место, а нужны бумаги редко. Но у каждого вида документов свой срок хранения, и если налоговая или суд запросят то, что уже уничтожено, отвечать придётся компании. Разбираем основные сроки.

Как считать срок

Срок отсчитывают не от даты документа, а с 1 января года, который идёт за годом, когда дело закрыто.

Пример: накладные за 2026 год хранят не меньше пяти лет после отчётного года, то есть до конца 2031 года.

Бухгалтерские документы

Первичные документы — УПД, накладные, акты, авансовые отчёты: не меньше 5 лет после отчётного года (статья 29 закона № 402-ФЗ).
Годовая бухгалтерская отчётность — постоянно.
Учётная политика — 5 лет после того, как её заменили новой.

Налоговые документы

Документы для расчёта налогов, в том числе декларации и счета-фактуры, — 5 лет.
Документы по страховым взносам — 6 лет.
Документы, которые подтверждают убытки, — всё время, пока вы уменьшаете на эти убытки налог.

Договоры

Обычные договоры с контрагентами — 5 лет после окончания срока действия договора и исполнения обязательств, а не после подписания.
Договоры аренды недвижимости — 10 лет.
Договоры купли-продажи зданий и земли — до ликвидации компании.

Основной документ со сроками — перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Кадровые документы

Трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, личные карточки — 50 лет, если дело закрыто после 1 января 2003 года, и 75 лет — если раньше (статья 22.1 закона № 125-ФЗ).
Расчётные ведомости по зарплате — 6 лет, если на сотрудников ведутся лицевые счета. Если нет — тоже 50 или 75 лет.
Табели учёта рабочего времени — 5 лет.
Графики отпусков — 3 года.

Чем грозит отсутствие документов

Налоговая проверяет обычно три последних года, но может запросить документы и за более ранний период — в пределах сроков хранения. Если документ не представить, штраф — 200 ₽ за каждый (статья 126 НК РФ). Если документов нет вовсе и из-за этого невозможно подтвердить расходы, налог могут доначислить.

Когда срок истёк

Документы с истёкшим сроком не выбрасывают просто так. Сначала составляют акт о выделении их к уничтожению, его утверждает руководитель. Только после этого бумаги можно уничтожить, например сдать на переработку или пропустить через шредер.

Если архив не помещается в офисе

Документы за пять и больше лет быстро занимают целую комнату. Их можно передать на хранение: мы принимаем архивы из любого города по описи, храним их и по запросу присылаем скан или оригинал. Подробнее — на странице хранения архива.

Сроки приведены на 29 октября 2026 года. Для отдельных видов документов действуют свои сроки — при сомнениях сверяйтесь с перечнем Росархива.